MVZ. Luisa Bernal
Consultora Inocuidad Alimentaria
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Cómo prepararse para una auditoría auditoria 3Como organización que se dedica a maquilar, fabricar, sembrar, distribuir o cualquiera que sea su actividad, está susceptible a que el cliente(s), entidad certificadora, u entidad gubernamental realice una auditoría a la organización. Principalmente, para la credibilidad, la calidad y el profesionalismo de las actividades y procesos que se llevan a cabo. A través de este escrito se describirá brevemente los pasos fundamentales para entender el proceso de la auditoría y distinguir los puntos fundamentales para prepararse antes de recibir una auditoría.

Cómo prepararse para una auditoría auditoria 5Antes de recibir una auditoría, ésta deberá ser anunciada, pudiendo ser a través de un contrato la aceptación de recibir las auditorías (frecuencia y tipo de auditoría). Si se trata de una solicitud para certificación (p. ej. Certificación como Establecimiento Tipo Inspección Federal, ISO 22000:2005, BRC Food, IFS Foods, entre otras) la organización deberá elegir la entidad que lo certifique, o un servicio como el caso de asociaciones en México que realizan la gestión para que la empresa obtenga la certificación, por ejemplo, SAGARPA, Bureau Veritas. Otro paso importante es tener pleno conocimiento de la Norma o estándar a desarrollar, por ejemplo, para una empresa que se dedica a la siembra y cosecha de hortalizas, deberá conocer cuáles normas le competen, y si su cliente le solicita un estándar debe identificar a cuál debe regirse, como ejemplo está el estándar de Producción Orgánica. Otro ejemplo, la producción y envasado de miel de abeja, debe conocer la normativa para apiario y las relacionadas con el envasado y movilización del producto.

Cómo prepararse para una auditoría auditoria 6Ya que se tiene identificada el tipo de auditoría, y la norma y/o estándar a desarrollar, proceder a la Planeación, ésta debe ser a corto y a largo plazo. A corto plazo por la proximidad a la fecha de auditoría, y a largo plazo, por las auditorías de seguimiento y mantenimiento, que pueden ser tanto internas como externas. Si se requiere conocer un estimado del nivel de preparación del establecimiento, internamente pueden realizar una autoevaluación o auditoría interna si se tiene el procedimiento establecido.

Cómo prepararse para una auditoría auditoria 7Las empresas a las cuales se les anuncia su primera auditoría, principalmente responden negativamente, esto es, consideran que es un requisito más documental, que genera más papeleo, documentos, procedimientos, registros, para el responsable de llevar a cabo los documentos, le puede representar una carga excesiva de trabajo, además de conflictos internos por exigencias y mala comunicación. Otras organizaciones que tienen un sistema de documentación y procedimientos documentados y escritos, o aquellas que encuentran puntos a favor para llevar a cabo las auditorías, puede responder positivamente encontrando que éstas le ayudarán a su establecimiento a identificar puntos clave, documentos, procedimientos y formatos que sean relevantes, entendibles y claros, así como mantener un trabajo en equipo al facilitar la comunicación, la identificación de actividades y responsabilidades clave para mantener su sistema de producción, logrando con los resultados y acciones propuestas, una mejora continua.

Cómo prepararse para una auditoría auditorias 8Ahora, se debe tener clara la definición de auditoría, la Norma ISO 9001 “Directrices para la Auditoría de Sistemas de Gestión” la define como un proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría, y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditoría. De modo más sencillo, la auditoría es una actividad de análisis que, partiendo del punto inicial de recabar información, la evalúa para determinar posibles errores, estableciendo pautas para corregirlos.

Cómo prepararse para una auditoría auditoria 9La auditoría se determina por la Norma o Estándar a desarrollar, donde participan: Auditor, Auditado y Cliente o certificada, según sea el caso. El auditor es la persona que realiza la auditoría, es aquella con atri- butos personales demostrados y con la competencia para llevar a cabo una auditoría, el auditor es indepen- diente, es decir, realizado por personas que no tengan responsabilidad directa en los sectores que se desea auditar. El auditado, es la empresa quien recibirá la auditoría. Cliente de la auditoría es la organización o persona que solicita una auditoría. La certificadora es la Entidad que realizará la gestión para la certificación, es también aquella que designa al auditor.

Cómo prepararse para una auditoría auditoria 10Es así que, entre el auditor y/o certificadora en conjunto con el auditado, determinarán el objetivo de la auditoría. La finalidad de una auditoría es verificar la correcta implementación o funcionamiento de un Sistema de Gestión,Norma Estándar, así como las exigencias de los clientes. Se distinguen tres objetivos de las auditorías:

• La adecuación del Sistema de Gestión de la organización a la norma de referencia específica. Es decir, si es coherente la aplicación de la norma de referencia con respecto a las actividades y características de la organización.

Cómo prepararse para una auditoría auditoria 11• La conformidad de las actuaciones del personal de una organización con referencia a los requisitos de su programa de calidad según lo definido en la documentación.

• La eficacia de las distintas actividades que constituyen el sistema de gestión de la organización, y de las medidas correctivas y/o preventivas adoptadas.

Recordemos que las normas puntualizan los requisitos mínimos necesarios a cumplir, así como los sistemas de gestión y estándares se basan en la prevención por ello, las auditorías proporcionan a la empresa, evidencias objetivas basadas en hechos. Esto permite que puedan tomar decisiones basándose en hechos y no hipótesis, así como conocer su capacidad de respuesta ante situaciones que puedan desencadenar un problema.

Cómo prepararse para una auditoría auditoria 12Existen dos tipos de auditoría: las Internas, también conocidas como Auditoría de Primera parte, éstas son realizadas por la propia empresa, se recomienda que los auditores sean ajenos al área. Las auditorías externas son de Segunda parte cuando como proveedor, es visitado por el cliente o éste le solicita realizar una auditoría con la entidad que él señale, existen entidades que ejecutan auditorías de acuerdo a los requisitos del cliente. Las auditorías de Tercera parte son aquellas que las llevan a cabo una Entidad Certificadora que tiene reconocimiento y las facultades para poder emitir el certificado.

El proceso de auditoría se lleva a cabo por fases:

1. Definición del Alcance y Objetivos de Auditoría: el auditor / cliente-certificadora y el auditado definen hasta dónde cubre la auditoría, es decir, si sólo es un área del establecimiento, una unidad o si abarca todas las subunidades o multisitios que tiene la empresa, es decir, la extensión y límites de una auditoría. Así como el o los productos que se inspeccionarán. El objetivo también se acuerda en conjunto.

Cómo prepararse para una auditoría auditoria 142. Plan de Auditoría: Documento que se comunica al establecimiento indicando el objetivo, alcance de auditoría, fecha y horarios definidos por área. Como respuesta, el establecimiento debe aclarar quién recibirá al auditor y le servirá de intermediario para comunicarse con directivos, así como guiar al auditor durante el desarrollo de la auditoría. Definirá también las necesidades, requisitos necesarios para poder llevar a cabo las actividades.

3. Reunión de apertura: Una vez reunidos los participantes para la auditoría, se dará revisión a plan de auditoría, presentación de auditor (o equipo auditor). Los Directivos deberán estar presentes en esta reunión.

4. Revisión documental: Primer paso del desarrollo de la auditoría en la planta. Se deberán proporcionar los documentos que solicite el auditor (señalados previamente en plan de auditoría), ya sean procedimientos, diagramas de flujo, registros, resultados de análisis, informes de auditorías previas, reportes de seguimiento, etc. Si los documentos no reúnen lo necesario, la auditoría puede ser suspendida. Si la documentación es adecuada, se procede a realizar la auditoria In situ.

5. Auditoría In situ: Es el recorrido a través de las instalaciones para observar las actividades, realizar pruebas, entrevistas tanto a responsables de áreas, como operarios, y constatación de los resultados registrados en la documentación. En este punto, se identificará la coherencia entre lo escrito y las actividades que se llevan a cabo.

6. Reunión de cierre: Una vez terminada la auditoría in situ, se dará tiempo al auditor (o equipo auditor) de consensar los hallazgos de la auditoría. En la reunión de cierre, deberán estar presentes los participantes en la reunión de apertura para exponer los hallazgos de la auditoría.

7. Informe de Auditoría: Después de haber visitado a la organización y tras realizar la auditoría, el equipo auditor deberá realizar un informe donde exponga los hallazgos encontrados de acuerdo a la severidad de éstos, pudiendo obtener una Observación, Desviación o No Conformidad, y con ésta o éstas, determinar una puntuación como resultado. Éste informe se le entrega a la organización para su comunicación interna.

8. Plan de Acciones Correctivas: Si fue el caso de hallarse una No Conformidad, Desviación u Observación, la empresa debe responder al informe de auditoría con un Plan de acciones correctivas para analizar la causa raíz y eliminar el problema.

9. Mantenimiento y Seguimiento: Una vez que se llevó a cabo la auditoría, la organización no puede dar por terminadas las actividades que se requirieron para recibirla, ya que requiere mantenerla para una auditoría a futuro, así como seguimiento de las acciones correctivas para determinar la eficacia de las acciones correctivas propuestas, así como disminuir los hallazgos encontrados o evitar repetición de éstos en las futuras auditorías, generalmente de 6 a 12 meses.

Entre la documentación a revisar, se encuentra, según aplique, un programa de Procedimientos, por ejemplo de Sistema de Gestión de Inocuidad Alimentaria, para el caso de una organización dedicada a la manufactura de alimentos. Un plan de APPCC (conteniendo las actividades preliminares), un programa de prerrequisitos que utilicen para regir sus procedimientos, los reportes o Informes de No Conformidad, las reclamaciones, Informes de auditorías anteriores, un Manual del Sistema de Gestión y, tener la Normativa y legislación aplicable y vigente.

Para entender un poco más sobre los documentos y la diferencia los podemos categorizar como: Manuales de Calidad (o Sistema de gestión, según sea el caso) como la Descripción del Sistema donde se establece una Política y se definen los Objetivos para tener clara la dirección en la que va la empresa. Los Manuales de Procedimientos son aquellos documentos que definen los procesos, las actividades a realizar, así como los procedimientos obligatorios requeridos por las normas o estándares, también se encuentran las responsabilidades del personal dentro de las actividades a realizar.

Como registros o informes de resultados y material de apoyo visual se encuentran los planos, instructivos, formatos y registros; éstos indican detalles técnicos sobre cómo hacer el trabajo, así como el registro de las actividades.

Durante el desarrollo de la auditoría el auditor verificará que la organización logre: establecer, documentar, implementar y mantener la norma o estándar. En el establecimiento relacionará la capacidad de definir los procesos del Sistema de Gestión, si identifica los necesarios y obligatorios; en la documentación el orden, conocimiento, lógica y desarrollo de los Procedimientos y registros, así como la eficacia y el entendimiento de éstos por parte de los operarios; el implementar implica la correcta aplicación y seguimiento de los documentos establecidos, esto es, se realizan las actividades de acuerdo al procedimiento, tiene orden y coherencia el desarrollo, logran la comunicación efectiva y la interacción entre los implicados; las acciones de mantener se relacionan con revisar, verificar que lo documentado se haga conforme a lo definido, con el fin de prevenir posibles problemas, y si éste se ha presentado, el tiempo de reacción, la toma de decisiones y la efectividad de las acciones.

A manera de resumen se muestra la planeación: iniciando con la identificación de objetivos, continua con los criterios de auditoría, es decir las normas o estándares o requisitos de clientes; el alcance son los límites de auditoría, así como la definición de lugares; la fecha si será única (de acuerdo a tamaño de instalaciones, personal, si es un sólo sitio o son múltiples), la duración de la auditoría; y por parte de la Dirección la Asignación de Recursos para cumplir con los requisitos como puede ser: Capacitación / Formación del personal, formación de personal especializado, recursos para adquisición de Normas o estándares, reparaciones o modificaciones de instalaciones, adquisición de materiales y equipos; contratación de servicio de consultoría, entre otros.

¿CÓMO PREPARARSE PARA LA AUDITORÍA?

Cómo prepararse para una auditoría auditoria 15El primer paso es la Identificación de la documentación existente y la requerida u obligatoria de acuerdo a lo requerido; establecimiento de los Procedimientos clave para desarrollar las actividades; mapeo de procesos de acuerdo a las actividades, producto, departamentos que se involucran y perfil de los trabajadores.

El segundo paso es la Implementación de las actividades mencionadas en el punto anterior, requieren ser identificadas por las áreas y personal a cargo, así como trabajar con el empleado para el conocimiento de las actividades y responsabilidades que debe desarrollar y hacerle saber que es parte importante en el desenvolvimiento de las actividades. Formación / Capacitación del personal sobre temas acorde, por ejemplo, Buenas Prácticas de Producción Primaria, Programas de Higiene y Sanitización, Identificación de Peligros, etc. La comunicación es parte fundamental en las organizaciones, es común que al realizar el recorrido en la auditoría in situ, durante las entrevistas los operarios refieran desconocimiento de ciertas actividades o incluso de la política y objetivos de la empresa. Al mantener una comunicación clara no da opción a buscar a quién hacer responsable y culpable, o malos entendidos de indicaciones.

Se requiere que todo el personal comprenda la Política de Inocuidad / Calidad y los Objetivos que mantenga la empresa. Los responsables de desarrollar la preparación puedan identificar los requisitos de acuerdo a la norma o estándar y requisitos de los clientes; así como realizar la caracterización de los procesos y procedimientos, que éstos sean identificados por los operarios y responsables que desarrollan las actividades, así como conocer la documentación, la relación entre procedimientos y contenidos de los mismos; la capacidad de demostrar el involucramiento y compromiso a través de la designación de responsabilidades, autoridades / jerarquías, interrelaciones entre departamentos o áreas, comunicación en todos los niveles, desde dirección hasta operarios y comunicación externa. Se puede elaborar una lista de verificación de acuerdo a los requisitos exigidos por la norma, estándar o requisitos del cliente.

Como conclusiones se tiene que la organización debe reflejar el orden y coherencia entre la documentación y la actividades de proceso demostrar compromiso e involucramiento del personal (desde dirección hasta operarios); la documentación pertenece a la empresa para su buen funcionamiento y mejora continua; mantener la comunicación de procedimientos, documentos, registros al personal implicado, así como informar sobre cambios o modificaciones en los mismos. La auditoría no es una actividad “policial” ni para criticar, ayuda a la mejora continua.

Artículo publicado en Entorno Ganadero Agosto-Septiembre 2015